TRANSFORMARSE DIGITALMENTE ES UN CAMBIO DE CULTURA

Kelly Acosta VP de CloverFile Venezuela

Para Kelly Acosta Vicepresidente de CloverFile, un buen Sistema de Gestión Documental debe ser avanzado y práctico. Pero también debe considerar: las políticas correctas para convertir los documentos físicos en documentos digitales. Existen confusiones típicas en las terminologías y el alcance de las acciones relacionadas al mundo de la gestión documental.

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Se cree que escaneando los documentos se obtienen documentos electrónicos.

Y a veces esta práctica hasta se confunde con la “Transformación Digital”, en donde efectivamente La Gestión Documental es un componente clave. Al automatizar los procesos que se vinculan e integran con cada actividad que genere documentación, avanzamos en transformarnos digitalmente.

Pero no es lo único a considerar, sobre todo porque se refiere básicamente a un cambio de cultura. El escaneo de documentos no contempla ningún tipo de estructura o un método controlado para su resguardo posterior.

Mientras que, al hablar de la digitalización, incluimos el manejo estandarizado de campos de indexación. Lo que permite la posterior recuperación y administración por medio de un sistema de gestión documental implementable a través de un software especializado.

Con políticas de uso, control y seguridad. Cuando hablamos de la gestión documental electrónica, nos referimos a la gestión de información que desde su creación se manipulan de forma 100% electrónica.

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Desde CloverFile brindamos soluciones a la medida para nuestros clientes y aliados.

Facilitando la adopción adecuada de tecnologías, procesos y estándares que proporcionan mejoras reales en la ejecución de labores típicamente manuales y tediosas. Pero que adaptadas a nuevas herramientas puede convertirse en elementos libres de error humano y que conservan el sentido práctico que tuvo el papel, pero en digital.

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¿El uso del papel será suprimido en su totalidad en Venezuela?

Es difícil hacerlo en corto plazo, para dejar de utilizar Archivos Físicos se requiere más que la intención de migrar a oficinas “paperless”. Se necesita la actualización y adaptación de las leyes en esta materia y conocerlas.

Así como levantamiento de sistemas y plataformas robustas que soporten el tráfico de información y mucho más.En Venezuela se están fomentando cosas muy interesantes que van a potenciar esta tendencia.

Tal como es la facturación electrónica, firmas digitales, aplicación blockchain para documentos inteligentes, etc. y debemos ir impulsando desde nuestras empresas este cambio. Nosotros en CloverFile nos adaptamos al presente y nos preparamos para el futuro de Venezuela.

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¿Qué buscan las empresas actualmente en un Sistema De Gestión Documental?
Las empresas buscan una adaptación de estas tareas con la tecnología.

Dejar de utilizar los métodos antiguos y poder obtener los beneficios de un Sistema de Gestión Documental Digital. Para mejorar sus tiempos de respuesta, simplificar sus procesos sin que esto conlleve a una paralización de actividades o impacto significativo en sus operaciones.

Las empresas buscan reducir los costos asociados al desperdicio en tiempo del recurso en la recuperación de información física. Una tarea que puede llevarse un día completo de trabajo, y que al automatizar puedes cumplir en minutos.

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¿Qué otros beneficios ofrece un Gestor Documental?

Otra de las grandes ventajas que ofrece la implementación de un Gestor Documental es el Acceso Móvil.Se puede acceder y consultar los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Hasta hacer aprobaciones cuando es requerido e incluso insertar tu firma desde un teléfono inteligente.

Para que este documento pueda estar disponible de manera inmediata para el siguiente paso dentro del workflow que haya sido configurado. No podemos olvidar mencionar beneficios tan importantes como el respaldo en Nube, o también la Seguridad de la información. Que es uno de los factores claves a la hora de elegir y parametrizar un Gestor Documental.

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